今更聞けないビジネスマナー一覧！言葉遣い（敬語）やメール、電話をご紹介！

次に電話する際のマナーを紹介していきます。電話はリアルタイムでのやり取りとなるので、メールのように確認してから送付などができません。 そのため相手方に失礼のないように注意しましょう。

まずは、こちら側から相手に電話をかける際のマナーを紹介します。

電話をかける際は、時間帯を気にする必要があります。相手の昼食時間や業務時間外、業務開始直後、終業時間直前の電話は避けましょう。基本的には、10時〜11時、14時〜16時くらいの時間帯が好ましいです。

電話をかけ、つながったら「いつもお世話になっております。株式会社〇〇、〇〇部の〇〇と申します」と挨拶をし、名前を伝えます。

目的の相手に直接かけている場合は「〇〇の件でお電話させていただきました。ただいまお時間よろしいでしょうか」と相手の都合を伺ってください。

次に、電話の切り方のマナーを紹介していきます。

こちらからかけた場合や、目下の場合、相手が取引先のお客様や雇用先である場合は、相手が電話を切ったのを確認してから自分の電話を切るようにします。携帯電話ではなく、固定電話の場合は、ガチャッと音を立てないように静かに受話器を置くようにしましょう。

電話を切る際の挨拶は、話した用件をメモを見ながら復唱し、相手に確認を取ります。その後「それでは、宜しくお願い致します。失礼致します」などと一言付け加えるのが一般的です。こちらの都合で電話をかけた場合や頼みごとがあった場合は「お時間いただきましてありがとうございました。それでは失礼致します」と時間を割いていただいたことへのお礼を忘れないようにしっかり述べましょう。

最後に折り返しをする際のマナーを紹介していきます。

自分が不在時に電話が入り、折り返しの電話が欲しいと伝えられ、折り返しの電話をした場合は「先程、〇〇様からお電話をいただいておりまして、折り返しご連絡致しました」と説明します。相手が出た場合は、挨拶をし、その後「先程は不在にしておりまして、失礼いたしました。ご連絡いただきありがとうございます。」と伝えるようにしましょう。

電話した相手が不在だった場合は、基本的に自分からかけ直します。その時は、「恐れ入りますが、お戻りになるお時間を教えていただけますか」などと会社に戻ってくる時間を聞いておきます。

もし2回かけても不在だった時は、「お手数おかけしますが、お戻りになりましたらお電話いただけるよう、ご伝言をお願いしてもよろしいでしょうか」などと折り返しのお願いをするといいでしょう。逆に相手側から「こちらから折り返しますか？」と聞かれたら「ありがとうございます。よろしくお願いいたします。」と受けるようにしましょう。

最後についやってしまう間違えやすい電話のマナーを紹介していきます。

電話をする際のビジネスマナーとして「もしもし」は使いません。最初の挨拶の言葉では「お世話になっております」や「お忙しいところ失礼致します」などの言葉があり、会話が途切れた場合は「恐れ入りますがもう一度お願いできますでしょうか」などの言葉を使うようにしましょう。

電話では、表情が伝わらないので、適度に相槌を打つことが大切です。相槌を打つ時、つい「なるほど」と言ってしまいがちですが、「なるほど」は相手の意見を評価した上で同意するという意味があるので、少し傲慢な印象を与えてしまいます。同意した場合は「おっしゃる通りです」や「私もそのように思います」などに言い換えましょう。

新入社員の基本的なマナーや、メール・電話などのビジネスマナーを紹介していきました。

ビジネスマナーを理解することが社会人への第一歩です。

相手に失礼のないようにビジネスマナーをしっかり学び、よりよい社会人人生を送りましょう！