※左上のアイコンについて
規程管理サービス一覧はこちら
規程管理とは
規程管理という言葉を一度は耳にしたことがあるでしょうか。多くの企業では、様々なビジネスプロセスを遂行するために規程が定められ、それらを遵守することで業務を進行します。
その規程を適切に管理し、遵守されているか確認し、必要がある際には更新することが、規程管理の主な役割です。
規程管理の定義
規程管理とは、社内の各種規程（業務規程、行動規範など）を一元的に管理し、適宜更新を行うとともに、全従業員が規程を遵守しているかを確認することです。
具体的には、既存の規程の見直し、新規規程の作成、各部署や役職の規程の理解度を調査するなどの取り組みを指します。
規程はビジネスプロセスの中での行動を規定するための重要な道具であり、それを適切に管理することで、組織の統制を保ち、ルール違反を防ぎ、業務の効率化を図ります。
規程管理の役割と目的
規程管理の役割は、社内の全従業員が規程を理解し、遵守しているかを確認することです。規程を適切に管理することで、組織内での混乱を防ぎ、業務の効率化や品質向上につながります。
また、規程違反があった場合は、なぜ違反が起こったのかを特定し、再発防止策を検討する役割も果たします。
目的としては、組織運営の透明性を高め、法令遵守などのリスク管理に寄与することです。また、規程遵守のオープンな環境を作り出し、全員が公正に評価される風土を育てることも規程管理の重要な目的となります。
規程管理の重要性
規程管理の重要性がますます認識されるようになっています。一つは、法律などの外部要因によるリスク管理です。規程を定め、遵守することで、社内でのルール違反や法令違反を未然に防ぐことができます。
また、その取り組みを外部に発信することで、企業の信頼性や透明性を担保し、事業パートナーや消費者との良好な関係を構築することにつながります。
もう一つは、内部統制の観点からです。組織内で一貫したルールを遵守することで、業務の効率化や品質向上、責任の所在を明確化することができるのです。これらを通じて、組織全体のパフォーマンス向上に寄与します。
（広告の後にも続きます）
成功する規程管理の基本要素
規程管理とは、企業内のルールや規則、標準的な手順を設定し、遵守を確保するための活動です。成功する規程管理には、明確な規程の設定、適切なフィードバックループの構築、そして柔軟性の持たせ方の3つの基本要素が必要となります。
この3つの要素が組み合わさると、規程が社員の行動を適切にガイドし、組織の効率と生産性を高めることが可能になります。
明確な規程の設定
規程の設定は、組織の方向性を示す重要なツールです。明確な規程は目標の達成を促進し、問題の特定と解決を容易にします。しかし、しばしば規程が曖昧で解釈が分かれる場合があります。その問題を解消するためには、具体的な行動指針として書かれた明確な規程が必要です。
まずは、規程の目的と目標を明記します。これにより、それがなぜ重要なのか、何を解決するためのものなのかが理解され、従業員のコミットメントを高めます。
また、規程遵守の具体的な手順を作り、それを流れ図やチェックリストとして表現することで、規程がより実行可能で理解しやすくなります。
成功した規程設定には、検討から実施、評価までが一貫性を持つことが重要です。そのためには、関連部門やステークホルダーの意見を反映させ、全員が共有する目標に向かって進んでいくことが求められます。
適切なフィードバックループの構築
適切なフィードバックループの構築は、規程管理における別の重要な要素です。フィードバックループとは、従業員からの意見や提案を収集し、組織全体の改良につなげるプロセスのことを指します。
規程が適切に機能しているかを確認し、改善の余地がある場合はその都度修正を加えることで、組織全体のパフォーマンスが向上します。また、定期的にフィードバックを求め、その結果をベースに規程の適用や修正を行うことで、社員の動機付けも促進します。
フィードバックは、規程の有効性を確保し、社員の意見や不満を取り入れる絶好の機会となります。
ただし、これらのフィードバックループを効果的に機能させるためには、社員が自由に意見を述べる文化の醸成が必要です。これにより社員は規程に対する理解を深め、組織の一員としての役割を果たすことができます。
柔軟性の持たせ方
規程は組織の行動指針ですが、全てを硬直的に決めると創造性や柔軟性が失われることがあります。デジタル化や環境の変化など、変動要素は常に存在します。そのため、規程自体にも一定の柔軟性を持たせることが求められます。
具体的には、規程を定期的に見直し、更新することが必要です。これにより、市場や業界の変化、新しい技術の導入、改善のための提案などを反映することが可能となります。
規程の改善のための提案は、社内外からどんな小さな声でも受け入れ可規程改善の方針を定めることが重要です。また、例外事項に対応するためのルール設定も必要となります。
規程管理には、従業員が納得し、遵守するためには、説明の意義、共有の範囲、評価とフィードバックのシステムなど、柔軟性を持たせることが重要です。これらを踏まえ、常に改善と進化を続ける規程管理こそが成功のカギとなります。
