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Gmailがどこかに消えてしまった!?アーカイブ機能の注意点&元に戻す方法は?【スマホニュース】

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Gmailでいつものようにメールをひらこうと思ったら、スワイプをしてしまい「アーカイブしました」の表示とともにメールがリストから消えてしまった…。なんて経験はありませんか? ビジネスの連絡はもちろん、チケット情報など重要な内容のメールが消失してしまったとなれば冷や汗ものですよね…。

そこで今回は、メールがリストから消えてしまう理由のひとつである「アーカイブ機能」の詳細、メールの保存先や戻し方について紹介します。

そもそも「アーカイブ機能」とは?

アーカイブ(Archive)とは英語で「書庫・保存」などの意味があり、記録を保存しておく場所や行為などをおおまかに指します。

そして現代、またはコンピュータ関係では、「データを元々の場所から削除・移動をして、別の場所で保存する」という意味合いで使用されることが多く、Gmailでも同様です。

なにができる機能なのか?

データを別の場所で保存する、というのがアーカイブ機能の趣旨なわけですが、では一体どのような用途を目的に搭載されている機能なのでしょうか?

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連絡のやり取りだけでなく、サイトやサービスへの登録など様々な場面で使用することの多いGmail(アカウント)の受信トレイには、毎日膨大な量のメールが届きます。

それらの中から利用者にとって重要性の高いメールの保存場所を移すことで、他のメールに埋もれないようにして「見逃しを防止する」。または不要なメールを移動して「受信トレイを整理する」といった用途で使用されます。

アーカイブしたとしても消えることはない

つまり、これまでの結論からいうと、アーカイブ機能とは利用者が残しておきたい重要なデータなどを、保存・記録しておくための機能であり、使用したからといって“元のデータが消失する”といったことはなく、Gmailにおいてもアーカイブしたメールが削除されてしまう、ということはありません。

フォルダ分けや削除との違いは?

“重要なメールを分けて保存しておく”、“受信トレイを整理する”ことがアーカイブの機能として紹介しました。
しかし、Gmailには特定のメールをまとめて保管できる「ラベルフォルダ」、不要なメールをゴミ箱に捨てられる「削除」といった、類似している機能もあります。

では、それらの機能との使い分けはどのようにしたらいいのでしょうか。

一時的に保管する感覚で活用しよう!

当然、ラベルフォルダや削除でも受信トレイを整理することも可能ですが、メールがわざわざラベル分けするほどのものでもない、かといって削除してしまうと後々必要になったときに困るかも…。

といったように「受信トレイは整理したいけれど、削除はしたくない」時に役立つ機能なのです。

ほかにもユーザーによっては機能を上手に幅広く活用しています。例を挙げると…

・受信トレイをスッキリ整理するためにつかう

・あとで読むメールを分別するためにあえてつかう

などがあります。

前項でも紹介した通り、アーカイブをしたとしてもメールが削除されるわけではないですし、必要とあればメールを再び受信トレイに戻すこともできるので安心です。

さて、Gmailのアーカイブ機能についてざっと理解したところで、次の項目からはアーカイブしたメールの保存先、受信トレイへの戻し方などの操作面について紹介します。

メールのアーカイブ方法と保管先

それではここからはスマホアプリ版「Gmail」にスポットをあてて、アーカイブに関する操作について紹介していきます。(Android・iPhone共通)

アーカイブ機能の使い方

アプリをひらいたら受信トレイの画面へと進みます。受信メールのリストから、アーカイブしたいメールを左右どちらかにスワイプをすると、メールのアーカイブは完了です。

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注意点:スワイプの操作をすると、すぐにメールはアーカイブされるので、誤操作に注意をしましょう。

本文内容を確認してからアーカイブ

メールの内容を確認してからアーカイブにすることも可能で、メール上部にあるアイコンを選択することで機能を使用できます。

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アーカイブしたメールの保存先

アーカイブ機能を使用したメールは「受信トレイ」から、「すべてのメール」というフォルダに移動・保管されます。

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アーカイブしたメールを再確認したい場合にはフォルダを参照するか、「メールを検索」にキーワード(送信元、本文内容、日付等)を入力して検索を行うと、アーカイブしたメールでも呼び出すことができます。

受信トレイへの戻し方

アーカイブによって「すべてのメール」フォルダに移動させたメールを、再び受信トレイに戻すことができます。

誤操作によるメール移動や、機能を使ってみたはいいけれど、やっぱり従来通りに受信トレイの閲覧に戻したい! という人は以下の手順を行うことで受信トレイへとメールを戻しましょう。

操作方法

「すべてのメール」フォルダをひらき、受信トレイに戻したいメールを長押しして選択状態(レ点チェックが入る)にします。

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続いて画面右上のメニューを選び、「受信トレイに移動」を選択すると、対象のメールを受信トレイに戻すことができます。

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注意点:メールを復元した場合、対象のメールは受信トレイ内のリストに受信した日時で復元されます。

普段からメールが多く届く、または日時が経過して長いものを復元した際には、メールを発見するために受信履歴を遡る必要があります。

まとめ

いかがでしたか? 今回はGmailのアーカイブ機能の詳細や、戻し方、注意点を紹介しました。
「dアプリ&レビュー」では、スマホやアプリの基本的な使い方や、便利に使えるようになる機能や操作などを紹介しています。それらの紹介ページは以下のリンク先か、アプリから確認してみてください。

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