Gmailがどこかに消えてしまった!?アーカイブ機能の注意点＆元に戻す方法は？【スマホニュース】

dアプリ＆レビュー編集部 2023/03/19 10:48

Gmailでいつものようにメールをひらこうと思ったら、スワイプをしてしまい「アーカイブしました」の表示とともにメールがリストから消えてしまった…。なんて経験はありませんか？　ビジネスの連絡はもちろん、チケット情報など重要な内容のメールが消失してしまったとなれば冷や汗ものですよね…。

そこで今回は、メールがリストから消えてしまう理由のひとつである「アーカイブ機能」の詳細、メールの保存先や戻し方について紹介します。

そもそも「アーカイブ機能」とは？

アーカイブ（Archive）とは英語で「書庫・保存」などの意味があり、記録を保存しておく場所や行為などをおおまかに指します。

そして現代、またはコンピュータ関係では、「データを元々の場所から削除・移動をして、別の場所で保存する」という意味合いで使用されることが多く、Gmailでも同様です。

なにができる機能なのか？

データを別の場所で保存する、というのがアーカイブ機能の趣旨なわけですが、では一体どのような用途を目的に搭載されている機能なのでしょうか？

連絡のやり取りだけでなく、サイトやサービスへの登録など様々な場面で使用することの多いGmail（アカウント）の受信トレイには、毎日膨大な量のメールが届きます。

それらの中から利用者にとって重要性の高いメールの保存場所を移すことで、他のメールに埋もれないようにして「見逃しを防止する」。または不要なメールを移動して「受信トレイを整理する」といった用途で使用されます。

アーカイブしたとしても消えることはない

つまり、これまでの結論からいうと、アーカイブ機能とは利用者が残しておきたい重要なデータなどを、保存・記録しておくための機能であり、使用したからといって“元のデータが消失する”といったことはなく、Gmailにおいてもアーカイブしたメールが削除されてしまう、ということはありません。

フォルダ分けや削除との違いは？

“重要なメールを分けて保存しておく”、“受信トレイを整理する”ことがアーカイブの機能として紹介しました。
しかし、Gmailには特定のメールをまとめて保管できる「ラベルフォルダ」、不要なメールをゴミ箱に捨てられる「削除」といった、類似している機能もあります。

では、それらの機能との使い分けはどのようにしたらいいのでしょうか。

一時的に保管する感覚で活用しよう！

当然、ラベルフォルダや削除でも受信トレイを整理することも可能ですが、メールがわざわざラベル分けするほどのものでもない、かといって削除してしまうと後々必要になったときに困るかも…。

といったように「受信トレイは整理したいけれど、削除はしたくない」時に役立つ機能なのです。

ほかにもユーザーによっては機能を上手に幅広く活用しています。例を挙げると…

・受信トレイをスッキリ整理するためにつかう

・あとで読むメールを分別するためにあえてつかう

などがあります。

前項でも紹介した通り、アーカイブをしたとしてもメールが削除されるわけではないですし、必要とあればメールを再び受信トレイに戻すこともできるので安心です。

さて、Gmailのアーカイブ機能についてざっと理解したところで、次の項目からはアーカイブしたメールの保存先、受信トレイへの戻し方などの操作面について紹介します。